RKSV (§ 131b BAO), ebInterface, ÖNORM B 2110 & § 19 Abs. 1a UStG: Der Praxis-Leitfaden für österreichische Handwerksbetriebe

1. Registrierkassenpflicht (RKSV & § 131b BAO) und Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO)

Für österreichische Installateure, Elektriker, Rauchfangkehrer, Schlüsseldienste und Kundendienstbetriebe gilt eine klare gesetzliche Grenze, sobald Rechnungen vor Ort beim Kunden bar, mit Bankomatkarte, Kreditkarte oder Zahlungs-App beglichen werden:

• Ab 15.000 € Jahresumsatz UND 7.500 € Barumsatz (§ 131b BAO): Sobald beide Grenzen überschritten werden, besteht Registrierkassenpflicht nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Wichtig: Zum „Barumsatz“ zählen in Österreich auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte direkt vor Ort!
• Technische Anforderungen der RKSV: Jede Bar-/Bankomat-Quittung benötigt einen maschinenlesbaren QR-Code mit kryptografischer Signatur (Sicherheitseinrichtung/HSM über A-Trust oder Fiskaltrust), ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) sowie Start-, Monats- und Jahresbelege mit Meldung über FinanzOnline.
• Kalte-Hände-Regelung & mobile Leistungserbringung (§ 7 BarUV 2015): Für Umsätze außerhalb der Betriebsstätte (beim Kunden auf der Baustelle) darf vor Ort ein händischer Beleg (Paragon/Regiebeleg) ausgestellt und bei Rückkehr ins Büro ohne unnötigen Aufschub in der Kasse nacherfasst werden — noch einfacher ist die direkte digitale Signatur am Smartphone.
• Reine Zielrechnung mit Banküberweisung (IBAN / EPC-QR-Code): Wenn Sie die Rechnung per E-Mail oder aus der App senden und der Kunde per SEPA-Überweisung auf Ihr Bankkonto zahlt, zählt dieser Umsatz nicht als Barumsatz im Sinne der RKSV. Dennoch greift die Manipulationsschutz- und Aufbewahrungspflicht nach § 131 und § 132 BAO (7 Jahre; bei Grundstücken bis zu 22 Jahre nach § 12 Abs. 10 UStG).

2. E-Rechnung in Österreich: ebInterface vs. ZUGFeRD / Peppol

3. Die 6 wichtigsten Steuer- & Vertragsregeln am österreichischen Bau

1. ÖNORM B 2110 — Teilrechnung, Deckungsrücklass (5 %) & Haftrücklass (2 %): Wenn im Werkvertrag die ÖNORM B 2110 vereinbart wird, sichern Sie Ihre Liquidität über kumulierte Teilrechnungen (Akontorechnungen). Bei Teilrechnungen wird üblicherweise ein Deckungsrücklass von 5 % einbehalten, der mit der Schlussrechnung durch den Haftrücklass von 2 % (für die Gewährleistungsfrist von 3 Jahren bei Bauwerken, ablösbar durch Bankgarantie) ersetzt wird. Achtung auf die 3-Monats-Frist für den Schlussrechnungsvorbehalt nach Punkt 8.4.2 ÖNORM B 2110!
2. § 19 Abs. 1a UStG — Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge bei Bauleistungen): Erbringen Sie Bauleistungen (oder Bauendreinigung) an einen Unternehmer, der selbst mit der Erbringung dieser Bauleistungen beauftragt ist oder üblicherweise Bauleistungen erbringt, darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Pflichthinweis auf der Rechnung: „Übergang der Steuerschuld gemäß § 19 Abs. 1a UStG“ samt UID-Nummer des Empfängers.
3. Auftraggeberhaftung (AGH — § 67a ASVG) & HFU-Liste der ÖGK: Beauftragen Sie in Österreich Subunternehmer mit Bauleistungen, haften Sie für bis zu 20 % des Werklohns für deren Sozialversicherungsbeiträge (und 5 % Lohnabgaben) — es sei denn, der Subunternehmer steht zum Zahlungszeitpunkt auf der HFU-Gesamtliste (Haftungsfreistellungsliste der ÖGK) oder Sie überweisen 25 % direkt an das Dienstleistungszentrum der ÖGK.
4. § 5 Abs. 2 KSchG — Verbindlicher vs. unverbindlicher Kostenvoranschlag: Gegenüber Verbrauchern (Privatkunden) ist ein Kostenvoranschlag in Österreich nach § 5 Abs. 2 Konsumentenschutzgesetz standardmäßig verbindlich (keine Überschreitung erlaubt!), wenn nicht ausdrücklich und schriftlich ein „unverbindlicher Kostenvoranschlag“ vereinbart wurde. Ihre Software muss diesen Hinweis sauber auf jeder Offerte ausweisen.
5. Österreichische USt-Sätze (20 % / 10 % / 13 % / 0 % PV) & Kleinunternehmer (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG): Neben dem Normalsteuersatz von 20 % gilt nach § 28 Abs. 62 UStG der Nullsteuersatz von 0 % USt. für Photovoltaikanlagen bis 35 kWp. Die Kleinunternehmergrenze nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG liegt seit 1. Jänner 2025 bei 55.000 € Brutto-Jahresumsatz.
6. BUAK (Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse) & AZG-Zeiterfassung: Für Baumeister, Dachdecker, Spengler, Maler, Zimmerer und Bodenleger sind lückenlose Stundenaufzeichnungen nach Arbeitszeitgesetz (AZG) sowie die monatliche Meldung von Urlaubs-, Abfertigungs- und Schlechtwetterstunden an die BUAK verpflichtend.

4. Prüfmatrix: Wie setzen die 8 untersuchten Programme RKSV, ebInterface, ÖNORM B 2110 & § 19 Abs. 1a UStG um?